Ein Konverter entsteht in 60 Sekunden — so funktioniert der KI-Wizard

„Eine KI-Software zu bedienen” klingt für viele Kanzlei-Mitarbeiter nach einem neuen System, das sie erst lernen müssen. Der ehrliche Ausblick: Ein Konverter in kanzlei-import.at entsteht in vier Klicks. Insgesamt etwa eine Minute. Das ist der gesamte Workflow.

Damit das nachvollziehbar ist, hier der Ablauf Schritt für Schritt.

Schritt 1: Datei hochladen (5 Sekunden)

Sie ziehen die Mandantendatei ins Upload-Fenster. CSV, Excel, TXT, auch ZIP mit mehreren Dateien. Die Software erkennt das Format automatisch.

Beispiele, die in der Praxis auf Ihrem Tisch landen:

• Shopify-Bestellexport mit 800 Zeilen
• Kassenabrechnung aus ready2order
• Bankauszug aus Erste Bank oder Raiffeisen (CSV oder camt.053)
• Buchungsliste aus der Rechnungssoftware des Mandanten

Schritt 2: KI erkennt die Spalten (15 bis 30 Sekunden)

Die KI analysiert die Datei und schlägt Ihnen vor, welche Spalte welchem Buchhaltungs-Feld entspricht:

• Spalte „Date” → Buchungsdatum
• Spalte „Amount” → Soll/Haben
• Spalte „VAT rate” → Steuersatz
• Spalte „Description” → Buchungstext
• Und so weiter.

Die KI arbeitet dabei nicht in einer Blackbox. Sie sehen für jede Zuordnung, warum sie so vorgeschlagen wurde, und können korrigieren, wenn etwas nicht passt.

Schritt 3: Ausgabeformat wählen (5 Sekunden)

Dropdown: BMD, RZL oder DATEV. Die Software bereitet die Ausgabe im jeweils korrekten Format vor:

• BMD-NTCS CSV mit Semikolon-Trennung, DD.MM.YYYY-Datumsformat und CP1252/ANSI-Encoding, als einheitliche, spaltenbasierte Datei.
• RZL FIBU mit Semikolon, TTMMJJJJ-Datumsformat ohne Trenner und CP1252/ANSI-Encoding, wahlweise in der 41-Felder-Variante (Euro) oder der 14-Felder-Variante (FIBU Next).
• DATEV EXTF/DTVF mit korrektem Header (Version 700, Datenkategorie 21 für Buchungsstapel).

Sie müssen diese Details nicht kennen. Die Software kennt sie.

Schritt 4: Export herunterladen (5 Sekunden)

Sie bekommen die fertige Importdatei als Download. Die laden Sie direkt in BMD, RZL oder DATEV hoch. Keine Fehlermeldungen, keine Nacharbeit.

Das war’s. Erster Konverter fertig.

Was passiert beim zweiten Mal?

Nächsten Monat schickt Ihnen derselbe Mandant wieder eine Datei. Sie laden sie hoch: der Konverter aus dem letzten Monat wird automatisch erkannt, die Zuordnung ist gespeichert. Keine KI-Analyse mehr, nur noch regelbasierte Konvertierung. Das geht in unter einer Sekunde.

Die KI wird nur aktiv, wenn sich das Format ändert. Dann fragt sie Sie: „Die neue Spalte ‚Shipping cost’ hat es vorher nicht gegeben. Soll sie auf das Konto für Versandkosten gebucht werden?” Sie bestätigen einmal, und der Konverter ist aktualisiert.

Was die Software nicht macht

Ehrliche Abgrenzung:

• Sie bucht nicht für Sie. Die KI bereitet auf, sie entscheidet nicht. Die buchhalterische Entscheidung bleibt bei Ihrer Kanzlei.
• Sie ersetzt nicht das Buchhaltungssystem. BMD, RZL oder DATEV bleiben Ihr Kernsystem. Wir sind der Import-Layer davor.
• Sie arbeitet nicht ohne Kontrolle. Jede Zuordnung ist nachvollziehbar und änderbar. Nichts verschwindet in einer Blackbox.

Wie Sie das live sehen

Im Demo zeige ich Ihnen diesen Ablauf mit einer echten Datei, wenn Sie möchten mit einer Ihrer eigenen. Vier Klicks, ein fertiger BMD-Export. Danach können Sie entscheiden, ob sich das für Ihre Kanzlei rechnet.

Falls Sie eine Datei schon vorab mitschicken möchten: hallo@kanzlei-import.at. Dann ist der Konverter im Demo bereits für Ihren Mandanten vorbereitet.

---

Dominik Pototschnig, Gründer kanzlei-import.at Kontakt: hallo@kanzlei-import.at Weiterführend: 3 typische BMD-Import-Probleme · BMD vs. RZL vs. DATEV — was wir abdecken