Eine Bank, fünf Exportformate: warum Bankdaten trotzdem Handarbeit machen

Bankauszüge gelten als das gelöste Problem in der Kanzlei. Die meisten Banken liefern saubere Dateien, der Import läuft, fertig. Bis ein einzelner Mandant ein abweichendes CSV schickt, und plötzlich sitzt die Buchhalterin wieder im Excel und schiebt Spalten zurecht.

Genau das ist der Punkt, an dem Bankdaten unterschätzt werden. Nicht der Normalfall macht Arbeit, sondern die Abweichung. Und Abweichungen gibt es bei Bankexporten mehr, als die Standard-Importer der Buchhaltungssysteme abdecken.

Eine Bank ist nie nur ein Format

Wer denkt, eine Bank bedeutet ein Exportformat, kennt die Realität im Online-Banking nicht. Dieselbe Bank bietet je nach Maske oft mehrere Downloadwege an: ein CSV für den schnellen Blick, ein camt-XML als SEPA-Standard, ein MT940 für die klassische Buchungssoftware, dazu manchmal ein Excel-Export und ein OFX-File für Finanzprogramme.

Welches davon der Mandant herunterlädt, entscheidet er nach Tageslaune. Im einen Monat kommt das CSV, im nächsten das Excel, weil ein anderer Mitarbeiter den Auszug gezogen hat. Für Ihre Kanzlei bedeutet das: Sie wissen nie sicher, in welchem Format die Datei diesmal ankommt.

Warum das CSV der heimliche Problemfall ist

Die strukturierten Bankformate sind genormt. Ein camt-XML folgt dem SEPA-Standard, ein MT940 hat seine feste Feldlogik mit Umsatzsätzen und Verwendungszweck-Zeilen. Diese Dateien liest ein guter Importer in der Regel zuverlässig.

Das CSV dagegen ist der Wildwuchs. Jede Bank legt die Spalten anders an, benennt sie anders und verteilt Informationen unterschiedlich. Ein häufiger Stolperstein: Der Verwendungszweck steht nicht in einem Feld, sondern ist auf drei oder vier separate Spalten aufgeteilt, die erst zusammengeführt werden müssen, damit die Buchungszeile vollständig ist.

Solange das ein Mandant einmalig liefert, macht man es eben von Hand. Wenn dieser Mandant das aber jeden Monat schickt, wird aus dem einmaligen Ärgernis eine fixe Stunde, die jeden Monat verloren geht. Und beim nächsten Mandanten mit eigener Bank beginnt das Spiel von vorne.

Das eigentliche Problem ist die Wiederholung

Jeder neue Mandant kann ein neues Bankformat mitbringen. Jede neue Bank, jede Sonderbank, jede Neobank, die der Mandant zusätzlich nutzt, ist im Zweifel wieder ein Format, das der Standard-Import nicht sauber kennt.

So entsteht in der Kanzlei eine Sammlung kleiner Excel-Tricks: eine Vorlage für die eine Bank, ein Makro für die nächste, ein gemerkter Handgriff für die dritte. Das funktioniert, solange die Person da ist, die es im Kopf hat. Fällt sie aus oder übernimmt jemand Neues den Mandanten, fängt das Suchen wieder an.

Der Aufwand ist selten groß genug, um wirklich aufzufallen. Aber er summiert sich, und er bindet genau die Routine, die eigentlich automatisch laufen sollte.

Wie ein Standard-Bank-Converter das abfängt

Hier setzt der Gedanke des einmal gebauten Konverters an. Statt für jede Bank einen eigenen Handgriff zu pflegen, gibt es einen Standard-Bank-Converter, der die gängigen Eingabeformate gemeinsam abdeckt: CSV, camt-XML im SEPA-Format, MT940 und MT942 sowie OFX und QFX.

Das heißt konkret: Es ist egal, welches der Formate der Mandant diesmal heruntergeladen hat. Liefert er im einen Monat das CSV und im nächsten das camt-XML, landet beides im selben Konverter und kommt sauber als importfähige Datei für BMD, RZL oder DATEV heraus. IBANs werden dabei in eine einheitliche Schreibweise gebracht, sodass nicht eine Bank mit Leerzeichen und die nächste ohne arbeitet.

Den Standard-Bank-Converter gibt es als fertigen Baustein. Für die typischen Bankformate müssen Sie also nicht jedes Mal bei null anfangen.

Und die Sonderbank, die niemand kennt

Bleibt der Fall, der wirklich neu ist: eine Bank mit einem eigenwilligen CSV, etwa mit den auf mehrere Felder verteilten Verwendungszweck-Spalten. Solche Sonderfälle baut man einmal als eigenen Konverter auf. Danach gilt diese Logik für jeden weiteren Mandanten mit derselben Bank, ohne erneuten Aufwand.

Das ist der Unterschied zum Excel-Trick im Kopf einer Person: Einmal sauber abgebildet, steht die Verarbeitung dauerhaft zur Verfügung und ist nicht an die eine Mitarbeiterin gebunden, die sie sich gemerkt hat.

Was Sie davon haben

Bankdaten sind in vielen Kanzleien zu 90 Prozent gelöst und zu 10 Prozent ein wiederkehrendes Ärgernis. Diese 10 Prozent sind es, die jeden Monat Handarbeit verursachen, ohne dass irgendwo ein Stundenzettel dafür existiert. Genau diese Restfälle lassen sich abräumen, ohne dass Sie an Ihren bestehenden Abläufen für die einfachen Banken etwas ändern.

Bringen Sie das Format mit, das bei Ihnen regelmäßig hakt. Im Demo legen wir den Auszug eines Mandanten in den Standard-Bank-Converter und Sie sehen direkt, was als importfähige Datei herauskommt.

Welches Bankformat macht bei Ihnen Ärger? Im Demo zeigen wir den Standard-Converter live. Termin vereinbaren: Demo buchen

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Dominik Pototschnig, Gründer kanzlei-import.at Kontakt: hallo@kanzlei-import.at Weiterführend: 3 typische BMD-Import-Probleme · Wie der Konverter in 60 Sekunden entsteht