kanzlei-import bereitet Mandantendateien für BMD und RZL auf. Der entscheidende Schritt ist die Abstimmung mit Ihrer Kanzlei: Welche Daten liefert der Mandant, welche Regeln gelten und welcher Importweg wird im Zielsystem tatsächlich verwendet?
Eine Datei mit der richtigen Endung reicht dafür nicht. Kontenzuordnung, Steuerkennzeichen, Datumswerte und der Aufbau der Ausgabe müssen zu Ihrer Umgebung passen. Deshalb beginnt ein sinnvoller Konverter mit einer aussagekräftigen Beispieldatei und endet mit einem Testimport.
BMD NTCS: Struktur und Kanzleiregeln zusammenbringen
Für einen BMD-Import stimmen wir die Ausgangsdatei auf die benötigte Zielstruktur ab. Das können wiederkehrende Bankdaten oder Listen aus einem anderen Vorsystem sein. Welche Felder und Einstellungen gelten, hängt vom gewählten Importweg und Ihrer Kanzleikonfiguration ab.
Drei Punkte sollten vor dem Einrichten geklärt sein:
- Konten: Welche Sach- und Personenkonten werden angesprochen? Die benötigten Stammdaten müssen im Zielsystem vorhanden sein.
- Buchsymbole und Steuerkennzeichen: Die fachlich richtige Zuordnung wird von Ihrer Kanzlei vorgegeben. Codes aus dem Vorsystem können nicht ungeprüft übernommen werden.
- Referenzausgabe: Eine Datei, die bereits erfolgreich importiert wurde, hilft beim Abgleich des gewünschten Aufbaus. Falls es keine gibt, klären wir die Anforderungen anhand des vorgesehenen Importwegs.
Der Konverter setzt die vereinbarten Regeln um. Ihre Kanzlei kontrolliert das Ergebnis und führt den Import in BMD durch.
RZL: Die passende Variante festlegen
Bei RZL berücksichtigen wir, ob Ihre Kanzlei mit RZL FIBU oder RZL FIBU Next arbeitet. Die benötigte Ausgabe wird für diese Umgebung eingerichtet und getestet. Eine bestehende Vorlage ist nur dann geeignet, wenn sie zu Ihrer Dateistruktur und den benötigten Regeln passt.
Besonders hilfreich sind Beispieldaten mit den Fällen, die im Alltag Probleme machen:
- eine Gutschrift oder ein Storno neben gewöhnlichen Rechnungen;
- getrennt ausgewiesene Beträge und Steuerwerte;
- unterschiedliche Beleg- und Buchungsdaten;
- Kunden- oder Kontonummern aus dem Vorsystem.
Mit diesen Beispielen lassen sich Regeln bewusst festlegen. Ein negatives Vorzeichen darf etwa nicht ohne fachliche Abstimmung in eine andere Buchungsart übersetzt werden.
Die Vorbereitung im Vergleich
| Frage vor dem Setup | BMD NTCS | RZL |
|---|---|---|
| Welche Umgebung verwenden Sie? | Vorgesehener BMD-Importweg und Einstellungen | RZL FIBU oder FIBU Next und Importweg |
| Welche fachlichen Regeln gelten? | Konten, Buchsymbole und Steuerkennzeichen | Konten, Buchungsarten und Steuerzuordnung |
| Welche Dateien helfen? | Quelldatei und passende Referenzausgabe, sofern vorhanden | Quelldatei einschließlich typischer Sonderfälle |
| Wie wird das Ergebnis geprüft? | Testimport in Ihrer BMD-Umgebung | Testimport in Ihrer RZL-Umgebung |
| Wer gibt die Buchungen frei? | Ihre Kanzlei | Ihre Kanzlei |
Was beim nächsten Monatsimport passiert
Bei strukturierten Dateien unterstützt KI das Erstellen und Anpassen des Konverters. Für den regelmäßigen Konvertierungslauf wird das abgestimmte Skript ausgeführt. Solange Struktur und Regeln unverändert bleiben, können Sie den Konverter wiederverwenden.
Ein geänderter Export kann trotzdem eine Anpassung erforderlich machen. Fehlende Konten, neue Spalten oder andere Vorzeichen sind Gründe, die Ausgabe erneut zu prüfen. Wiederverwendbarkeit bedeutet einen klaren Ablauf, keine pauschale Fehlerfreiheitsgarantie.
PDF-Dateien sind ein eigener Fall. Je nach Auslesestrategie kann dabei auch im laufenden Betrieb KI eingesetzt werden. Ob ein PDF-Workflow geeignet ist und welche Kontrollen nötig sind, klären wir anhand konkreter Dokumente.
Ein guter Einstieg: ein Mandant, eine Datei, ein Test
Bringen Sie die Datei mit, deren Aufbereitung regelmäßig Zeit kostet. Gemeinsam klären wir das Zielsystem, die benötigten Regeln und die typischen Sonderfälle. Danach lässt sich an einer konkreten Ausgabe beurteilen, ob der Ablauf für Ihre Kanzlei funktioniert.
Eine Beispieldatei gemeinsam prüfen
Dominik Pototschnig, Gründer kanzlei-import.at
Weiterführend: 3 typische BMD-Import-Probleme · Gutschriften und Storni in RZL · Alle Import-Lösungen