kanzlei-import kann CSV- oder Excel-Dateien und PDF-Belege gemeinsam in einem Konverter verarbeiten. Informationen aus beiden Quellen werden in der Importdatei zusammengeführt. Die PDF-Belege lassen sich mit den zugehörigen Buchungen verknüpfen und beim Import mit übernehmen.

Ein typischer Ausgangspunkt: Der Mandant schickt eine Excel-Buchungsliste und einen Stapel PDF-Belege. Die Belegbezeichnungen passen nicht zu den Zeilen in der Liste. Deshalb sucht jemand in der Kanzlei jede Rechnung einzeln heraus, ergänzt fehlende Angaben und ordnet den Beleg der Buchung zu. Genau diese Arbeit lässt sich in einem wiederverwendbaren Ablauf zusammenfassen.

Warum die Namen nie passen

Die Excel-Liste entsteht typischerweise in einem System: einem Kassenprogramm, einem Webshop, einer Faktura oder schlicht von Hand getippt. Die PDF-Belege kommen aus einer ganz anderen Quelle. Sie werden vom Mandanten eingescannt, aus einem Mail-Postfach gezogen oder als Foto abgelegt.

Die Folge: Eine Zeile in der Liste heißt etwa „Wareneinkauf 03/2026”, der zugehörige Beleg heißt aber IMG_4471.pdf oder Scan_2026-03-14_001.pdf. Niemand hat die beiden je aufeinander abgestimmt, weil es zwei getrennte Vorgänge sind. Der Mandant denkt nicht in Ihrer Buchungslogik, und das ist auch nicht seine Aufgabe.

Dazu kommt: Der Dateiname trägt ohnehin keine verlässliche Information über die Buchung. IMG_4471.pdf sagt nichts über Betrag, Datum oder Rechnungsnummer. Wer über den Namen sortiert, sortiert über die einzige Angabe, die nichts mit dem Inhalt zu tun hat.

Was die Handarbeit heute kostet

Der typische Ablauf in der Kanzlei sieht so aus:

  1. Excel-Liste öffnen, Zeile für Zeile durchgehen.
  2. Den passenden PDF-Beleg im Stapel suchen, oft über Betrag und Datum, weil die Bezeichnung nichts hergibt.
  3. Den Beleg umbenennen, damit er später wiederzufinden ist, oder ihn manuell der richtigen Buchung zuordnen.
  4. Bei 80 Belegen im Monat das Ganze 80 Mal.

Das ist keine anspruchsvolle Tätigkeit. Genau das macht sie so ärgerlich: Eine ausgebildete Buchhalterin verbringt eine halbe Stunde oder länger mit Zuordnen und Umbenennen, statt mit Arbeit, für die ihre Qualifikation gebraucht wird. Und weil es Fließbandarbeit ist, schleichen sich bei Routine und Zeitdruck Verwechslungen ein, die erst im Abschluss auffallen.

So werden Liste und Belege in einem Konverter verarbeitet

Für die Zuordnung zählen die Inhalte der Dateien. Welche Merkmale sich dafür eignen, stimmen wir anhand Ihrer Quelldateien ab. Eine eindeutige Rechnungsnummer kann beispielsweise eine Zeile der Liste mit dem passenden PDF verbinden. Betrag und Datum können die Zuordnung ergänzen; allein sind sie nicht in jedem Fall eindeutig.

Der eingerichtete Ablauf umfasst fünf Schritte:

  1. CSV-/Excel-Datei und PDFs gemeinsam verarbeiten. Ein Konverter verarbeitet die strukturierte Liste und die dazugehörigen PDF-Belege. Es sind keine voneinander getrennten Konverter nötig, nur weil unterschiedliche Dateitypen vorliegen.

  2. PDF-Daten auslesen. Benötigte Angaben wie Rechnungsnummer, Datum oder Betrag werden aus den PDFs ausgelesen. Bei Bedarf kommt OCR zum Einsatz, etwa für eingescannte Belege. Das Ausleseverfahren wird auf die Dokumente abgestimmt; dabei kann auch während der Verarbeitung KI zum Einsatz kommen.

  3. Informationen zusammenführen. Die ausgelesenen Belegdaten werden anhand der vereinbarten Merkmale den Einträgen der Liste zugeordnet. Benötigte Datums- und Betragsformate werden dabei aufeinander abgestimmt. Angaben aus der Liste und ergänzende Informationen aus dem PDF fließen in die gemeinsame Importdatei ein.

  4. Buchungen für BMD oder RZL aufbereiten. Die zusammengeführten Daten werden nach den eingerichteten Zuordnungsregeln in das vereinbarte Importformat gebracht. Welche Angaben aus welcher Quelle stammen und wie widersprüchliche Werte behandelt werden sollen, klären wir bei der Einrichtung.

  5. PDF-Belege mit übernehmen. Die PDFs werden mit den zugehörigen Buchungen verknüpft. Beim abgestimmten Importweg werden die Belege zusammen mit den Buchungen in BMD oder RZL übernommen. Damit bleibt die Verbindung zwischen Buchungsdaten und zugehörigem Dokument erhalten.

Die Liste muss also nicht jede Information enthalten, die später im Import gebraucht wird. Vorhandene strukturierte Angaben und ausgelesene PDF-Daten können sich ergänzen. Entscheidend sind die Quelldateien und die Regeln, auf die der Konverter eingerichtet wurde.

Was bleibt für Sie zu prüfen

Ihre Kanzlei prüft sowohl die Buchungsdaten als auch die Belegzuordnung vor dem Import. Zwei Belege mit identischem Betrag am selben Tag lassen sich ohne weitere Merkmale möglicherweise nicht eindeutig zuordnen. Fehlende Belege, abweichende Werte oder schlecht lesbare Scans brauchen ebenfalls eine fachliche Klärung.

Prüfen Sie beim Test deshalb nicht nur, ob eine Importdatei entsteht. Kontrollieren Sie auch, ob die Informationen aus beiden Quellen richtig zusammengeführt wurden und ob nach dem Import der passende PDF-Beleg an der jeweiligen Buchung verfügbar ist. Wie viel Kontrollaufwand im laufenden Betrieb bleibt, hängt von Ihren Daten ab.

Wenn Sie es an Ihren eigenen Daten sehen wollen

Für die Einrichtung brauchen wir eine typische CSV- oder Excel-Liste und die dazugehörigen PDF-Belege. Auch fehlende Zuordnungen oder uneinheitliche Angaben sind als Beispiele hilfreich. Im ersten Gespräch klären wir, welche Informationen zusammengeführt werden sollen und wie die Buchungen samt Belegen in Ihrem Zielsystem ankommen sollen.

Anschließend lässt sich der eingerichtete Konverter mit diesen Beispielen prüfen. Sie beurteilen das Ergebnis einschließlich der Belegverknüpfung, bevor Sie den Ablauf für weitere Dateien verwenden.

Liefern Ihre Mandanten Liste und Belege getrennt? Besprechen wir, wie ein gemeinsamer Konverter Ihre Dateien zusammenführen kann: Importfall besprechen

Dominik Pototschnig, Gründer kanzlei-import.at Kontakt: hallo@kanzlei-import.at Weiterführend: 3 typische BMD-Import-Probleme · Was passiert im Demo

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