Mandanten-Übergabe vom Vorberater sauber importieren

Ein neuer Mandant kommt zu Ihnen, und mit ihm eine Datei aus dem System des Vorberaters. Buchungen, Kontensalden, oft mehrere Jahre, manchmal Zehntausende Zeilen in einer einzigen Tabelle. Bevor daraus in Ihrem BMD oder RZL auch nur eine Buchung wird, sitzt jemand in Ihrer Kanzlei und sortiert das von Hand.

Dieser Aufwand fällt nicht monatlich an, sondern bei jeder Übernahme. Genau das macht ihn so leicht zu unterschätzen und in Summe so teuer.

Warum die Übergabe-Datei selten passt

Das Quellsystem des Vorberaters ist in der Regel nicht Ihr System. Die Kontonummern stammen aus dessen Kontenrahmen, die Steuercodes sind nach dessen Logik vergeben, die Spalten heißen anders, als Ihr Importer sie erwartet. Auf dem Papier ist es eine saubere Buchhaltung. Beim Import in Ihre Struktur ist es ein Format, das niemand für Ihr System gedacht hat.

Dazu kommt die schiere Größe. Eine laufende Monatsdatei eines Mandanten hat vielleicht ein paar hundert Zeilen. Eine Übergabe umfasst typischerweise den gesamten verfügbaren Zeitraum auf einmal. Standard-Importer sind auf den monatlichen Normalfall ausgelegt. Bei sehr großen Dateien geraten sie ins Stocken, brechen mit Speicherfehlern ab oder verarbeiten nur einen Teil, ohne dass es sofort auffällt.

Was heute von Hand passiert

In den meisten Kanzleien läuft die Übernahme so ab:

• Die Kontonummern aus dem Quellsystem werden manuell auf den eigenen Kontenrahmen umgeschlüsselt, Zeile für Zeile oder über eine selbstgebaute Excel-Tabelle.
• Die Steuercodes des Vorberaters werden auf die eigenen übersetzt, weil etwa eine innergemeinschaftliche Lieferung im Quellsystem anders gekennzeichnet ist als in Ihrem BMD.
• Beträge und Datumsangaben werden ins richtige Format gebracht, gerade wenn die Quelldatei einmal durch Excel gelaufen ist.
• Am Ende prüft jemand, ob die Summen stimmen, weil ein stiller Fehler in der Übernahme sich durch den gesamten Jahresabschluss zieht.

Das ist Arbeit, die jede Übernahme erneut anfällt und die kaum jemand vorab im Aufwand ansetzt. Sie passiert zwischendurch, oft unter Zeitdruck, und genau dann entstehen die Fehler, die später schwer zu finden sind.

Wie der Import mit einem Konverter abläuft

Bei kanzlei-import.at wird für die Übergabe-Datei ein eigener Konverter eingerichtet. Er nimmt die Quelldatei so, wie sie aus dem Vorberater-System kommt, und gibt eine importfähige Datei für Ihr BMD oder RZL aus. Die wichtigsten Punkte:

Konto- und Steuercode-Mapping vom Quellsystem auf Ihre Struktur. Der Konverter erkennt die Steuercodes der Quelldatei über Mustererkennung und einen Datenbank-Abgleich und ordnet sie den passenden Codes Ihres Zielsystems zu. Für BMD steht dafür die volle Bandbreite zur Verfügung, von der inländischen Soll- und Ist-Umsatzsteuer über innergemeinschaftliche Lieferungen bis zu Reverse Charge und Bauleistungen. Wo die Zuordnung nicht eindeutig ist, schlägt das System eine Variante vor, und Sie überschreiben sie per Hand. Es wird nichts still geraten.

Kein Volumenlimit. Ob die Datei hundert Zeilen hat oder hunderttausend, macht für den Konverter keinen Unterschied. Genau der Punkt, an dem Standard-Importer aussteigen, ist hier der Normalfall.

Schutz vor Doppelverarbeitung. Wenn eine bereits konvertierte Datei versehentlich ein zweites Mal hochgeladen wird, erkennt das System das und warnt, bevor dieselben Buchungen doppelt in Ihrem Bestand landen. Bei einer einmaligen Übernahme, bei der mehrere Personen an derselben Datei arbeiten, ist das ein praktischer Schutz.

Die Quelldatei selbst bleibt unverändert. Sie laden hoch, prüfen das Mapping, laden die fertige Datei herunter und spielen sie in Ihr System ein.

Einmal pro Jahr ist kein Vollabo

Eine Übernahme ist ein Sonderfall, kein laufender Monats-Workflow. Dafür braucht es kein dauerhaftes Abo über viele Mandanten. Es genügt der eine Konverter für genau diese Übergabe-Datei.

Und der erste Konverter ist bei uns kostenlos. Sie schicken uns die Übergabe-Datei zusammen mit Ihrem Kontenrahmen, wir richten den Konverter ein und Sie bekommen die fertige Importdatei zurück. Sie sehen am echten Ergebnis, ob das Mapping für Ihr System passt, bevor irgendetwas kostet. Erst wenn Sie danach weitere Mandanten produktiv einrichten wollen, sprechen wir über die laufende Abrechnung.

So sieht man am ehesten, ob sich der Schritt lohnt: nicht an einer Präsentation, sondern an Ihrer eigenen Datei.

Wenn die nächste Übernahme ansteht

Übernahmen lassen sich selten lange im Voraus planen. Der Mandant entscheidet sich, der Wechsel soll zügig gehen, und der Aufwand für die Datenübernahme landet mitten im Tagesgeschäft. Wer vorher weiß, dass das Mapping automatisch läuft, nimmt einen guten Teil dieses Drucks heraus.

Wenn bei Ihnen eine Übernahme ansteht oder regelmäßig welche anstehen, schicken Sie uns die Übergabe-Datei aus dem Vorberater-System und Ihren Kontenrahmen an hallo@kanzlei-import.at. Anonymisiert, wenn Sie möchten, für das Mapping zählt die Struktur. Den ersten Konverter bauen wir kostenlos, damit Sie das Ergebnis vor jeder Entscheidung in der Hand haben.

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Dominik Pototschnig, Gründer kanzlei-import.at Kontakt: hallo@kanzlei-import.at Weiterführend: 3 typische BMD-Import-Probleme · Unser Onboarding