Unser Onboarding — was nach der Unterschrift passiert

Wenn Sie überlegen, kanzlei-import.at einzusetzen, denken Sie vermutlich auch an die Frage: „Und dann? Wer baut das auf? Wie lange dauert es, bis meine Kanzlei wirklich produktiv damit arbeitet?”

Hier ist der Ablauf, von dem Moment, in dem Sie das Angebot annehmen, bis zu dem Moment, an dem Ihre Buchhalter ohne manuelle Nacharbeit importieren.

Der Ablauf in drei Schritten

Schritt 1: Kickoff-Call (2 Tage nach Bestätigung)

Ein halbstündiger Termin. Wir gehen gemeinsam durch:

• Ihre Mandanten-Liste: Welche sind „Problem-Mandanten”, die als Erstes eingerichtet werden? Welche kommen in Schritt 2?
• Ihre Zielsysteme: BMD, RZL oder DATEV. Welche Exports brauchen Sie, welche Buchsymbole nutzt Ihre Kanzlei, welches Konto für Trinkgelder, welches für durchlaufende Posten?
• Ihre Team-Situation: Wer in der Kanzlei wird die Plattform bedienen? Für die Einschulung.

Nach diesem Call haben wir eine klare Roadmap. Kein Ratespiel, keine Standardkonfiguration.

Schritt 2: Konverter-Einrichtung (5 bis 10 Tage)

Ich baue für jeden Ihrer Mandanten den Konverter. „Baue” heißt in den meisten Fällen: Ich schaue mir die Beispieldatei an, die Sie mir schicken, und konfiguriere die KI-Zuordnung, bis die Ausgabe perfekt in BMD, RZL oder DATEV importierbar ist, inklusive aller Besonderheiten (Gastro-Trinkgelder, E-Commerce-OSS, Fremdwährungen, Bankauszüge camt.053 / MT940).

Pro Mandant kalkulieren wir im Schnitt 1,25 Stunden auf unserer Seite. Sie bekommen regelmäßig Zwischenstand-Updates. Wenn ein Mandant besonders kompliziert ist (etwa weil er drei Kassensysteme parallel hat), melde ich mich vorher, nicht nachher.

Schritt 3: Einschulung (2 Stunden, Videocall mit Ihrem Team)

Ein fester Termin, an dem Ihr gesamtes Buchhaltungs-Team dabei ist. Was wir zeigen:

• Wie eine Mandanten-Datei konkret im System hochgeladen wird.
• Wie Sie den fertigen Export herunterladen und in Ihr System einspielen.
• Was zu tun ist, wenn ein Mandant ein neues Dateiformat liefert (Antwort: meistens automatisch erkannt, in Ausnahmen kurze Rückfrage an uns).
• Wie der laufende Monats-Workflow aussieht.

Die Einschulung wird aufgezeichnet, Sie bekommen die Aufnahme plus Kurz-Anleitung als PDF. Damit können Sie neue Mitarbeiter später jederzeit selbst einarbeiten.

Der Go-Live

Nach der Einschulung ist das System produktiv. Ihre Buchhalter arbeiten ab der ersten Datei live damit. Ich bleibe in den ersten vier Wochen in direktem Kontakt, per Telefon, E-Mail oder kurzem Videocall. Kein Ticket-System, keine Reaktionsfristen hinter SLA-Formulierungen. Im Zweifelsfall ist der Gründer am anderen Ende der Leitung.

Wann es kompliziert wird, und was dann passiert

Gelegentlich liefert ein Mandant ein Format, das wir noch nie gesehen haben. Etwa eine alte Branchensoftware mit eigenem Export. In diesem Fall:

1. Sie schicken die Datei an uns.
2. Wir bauen den Konverter (meistens innerhalb von ein bis zwei Tagen).
3. Im Pro- und Enterprise-Paket ist eine begrenzte Anzahl dieser Anpassungen pro Monat inkludiert, je nach Paket.

Sie bekommen nie die Antwort „Das können wir nicht”. Sie bekommen die Antwort „Das lösen wir, und hier ist der Zeitrahmen”.

Was wir von Ihnen brauchen

• Einmal: Eine Beispieldatei pro Mandant (anonymisiert, wenn Sie möchten).
• Einmal: Zugriff auf das Zielsystem-Export-Schema, falls Sie Sonderkonfigurationen haben.
• Einmal: Zwei Stunden Ihres Teams für die Einschulung.

Das war’s. Keine IT-Projekte, keine Schnittstellen-Entwicklung auf Ihrer Seite, kein monatelanges Set-up.

Zeitrahmen auf einen Blick

Schritt	Dauer	Ihr Aufwand
Kickoff-Call	30 Minuten	Gemeinsam mit Ihnen
Konverter-Einrichtung	5–10 Werktage	Dateien schicken, Rückfragen beantworten
Einschulung	2 Stunden	Ihr Buchhaltungs-Team dabei
Go-Live	ab Tag 1 nach Einschulung	Laufende Nutzung, unser Support

In Summe: Zwei bis drei Wochen von der Unterschrift bis zur produktiven Nutzung. Für 3 Problem-Mandanten eher zwei Wochen, für 10 eher drei.

Wenn Sie es selbst sehen wollen

Im Demo zeige ich Ihnen einen konkreten Konverter, den wir in den letzten Tagen für eine andere Kanzlei eingerichtet haben: anonymisiert, aber mit der echten Struktur. So sehen Sie, was „eingerichtet” in Ihrem Fall bedeuten würde.

Details zum genauen Paket und Aufwand für Ihre Kanzlei besprechen wir gemeinsam im Demo-Call. Bis dahin: Fragen gerne direkt per Mail.

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Dominik Pototschnig, Gründer kanzlei-import.at Kontakt: hallo@kanzlei-import.at Weiterführend: Was passiert im Demo · Die Geschichte hinter kanzlei-import.at