Wie kanzlei-import.at entstand — die Geschichte dahinter

Bevor kanzlei-import.at existiert hat, habe ich mit meinen zwei anderen Firmen (der Wogenfels Consulting GmbH und der mediapool mvp GmbH) über Jahre hinweg Steuerberatungskanzleien und Unternehmen in Digitalisierung und KI-Einsatz beraten. Dutzende Mandate, quer durch alle Branchen. Und überall, wo ich hingeschaut habe, ist mir dasselbe Muster begegnet.

Das Muster

In den Kanzleien: Ein Mandant schickt eine CSV-Datei. Sie passt nicht ins Buchhaltungssystem. Eine Buchhaltungskraft verliert zwei Stunden mit Excel-Korrekturen. Nächsten Monat wiederholt sich das. Bei zehn Mandanten jeden Monat. Bei zwanzig.

In internen Buchhaltungen von Unternehmen: Der Export aus dem Shop-System soll in die Buchhaltung. Er passt nicht. Es gibt ein VBA-Script, das vor fünf Jahren mal jemand gebaut hat und seit drei Jahren niemand mehr pflegt. Es funktioniert noch zur Hälfte. Die andere Hälfte tippt die Sachbearbeiterin händisch ab.

Immer wieder dieselben Symptome, unabhängig von Firmengröße oder Branche:

• Die Kompetenz zur sauberen Excel-Bearbeitung fehlt intern. Nicht weil die Leute unfähig wären, sondern weil in einer klassischen Buchhaltungsausbildung weder Power Query noch reguläre Ausdrücke noch VBA-Scripting vorkommen. Das ist ein strukturelles Bildungs-Gap, kein individuelles Versagen.
• Buggy VBA-Workarounds, irgendwann einmal von einem Praktikanten oder einem Buchhalter mit Technik-Hobby gebaut. Sie brechen, sobald sich das Mandanten-Export-Format minimal ändert, und dann weiß niemand mehr, wie das Script eigentlich funktioniert hat.
• Händisches Abtippen für die Zeilen, die das Script nicht schafft oder die durch die Korrektur-Routinen fallen. 50, 100, manchmal 500 Zeilen pro Monat.
• Stunden, die jeden Monat verschwinden, ohne dass jemand die Kosten wirklich zählt. Die Arbeit wird einfach gemacht. Sie gehört zum Job wie Kaffee kochen.

Das Muster war bei kleinen Einzelkanzleien identisch zu dem in größeren Steuerberatungs-Gesellschaften. Bei Mittelständlern mit interner Buchhaltung genauso wie bei E-Commerce-Händlern mit externem Kanzlei-Partner. Die Firmengröße hat keine Rolle gespielt. Die Branche auch nicht. Das Problem ist strukturell, und es gibt in Österreich keine spezifische Software, die es löst.

Ein konkreter Fall

Ein österreichischer Produktionsbetrieb den ich in diesem Kontext betreut habe, hat Bestellungen aus mehreren Onlineshop-Portalen ausschließlich als PDF-Export bekommen. Diese PDFs wurden von der internen Buchhaltung händisch ins BMD eingetippt und parallel mit dem eigenen ERP-System abgeglichen. 30 Stunden pro Monat, jeden Monat, nur für diesen einen Ablauf. Das entspricht fast einer ganzen Arbeitswoche einer Vollzeitkraft.

Wir haben den Prozess in einer einzigen Stunde automatisiert: PDF wird hochgeladen, die KI extrahiert die Bestelldaten, gleicht sie mit dem ERP ab, erzeugt die BMD-konforme Importdatei. Aus 30 Stunden Routine pro Monat wurden drei Minuten Upload.

Das ist kein Einzelfall. Das ist das Muster, nur konkret geworden.

Der Moment, an dem ich angefangen habe zu bauen

Nach dem gefühlt wievielten Beratungsgespräch habe ich aufgehört zu beraten und angefangen zu bauen. Die Rechnung war einfach: Wenn ich in einer Kanzlei einen Beratungstag investiere und einen Plan zurücklasse, wie man das Problem intern lösen könnte, dann lösen sich trotzdem neun von zehn nicht. Weil die interne Umsetzungskompetenz fehlt, weil das nächste Quartal mit dem nächsten Brand kommt, weil ein Buchhalter kündigt und das mit ihm mitgenommene Wissen verschwindet.

Wenn ich stattdessen eine Software baue, die das Problem direkt löst, verschwindet das Umsetzungs-Gap. Sie übergeben das Problem, wir liefern das Ergebnis. Kein internes IT-Projekt, keine VBA-Wartung, keine Abhängigkeit von dem einen Buchhalter, der „sich mit Excel auskennt”.

Zum richtigen Zeitpunkt: Seit etwa zwei Jahren sind KI-Modelle gut genug, um das Muster in einer chaotischen CSV-Datei autonom zu erkennen. Vorher war jeder Konverter ein eigenes kleines IT-Projekt. Heute ist er ein Upload.

Drei Firmen, eine Logik

Warum drei GmbHs statt einer? Weil jede eine klar abgegrenzte Rolle hat, und die Kombination den Unterschied macht:

• Wogenfels Consulting GmbH macht strategische Digitalisierungs- und KI-Beratung. Dort liegt der Ursprung der Branchen-Einblicke: Jahre Beratung in Kanzleien und mittelständischen Buchhaltungs-Abteilungen, in denen sich dasselbe Muster wiederholt hat.
• mediapool mvp GmbH baut technisch. Schnelle MVPs und Produkte, wo Firmen zwischen Idee und Marktreife festhängen. Dort liegt die Umsetzungs-Kompetenz: moderne Tech-Stacks, KI-Integrationen, pragmatisches Software-Design.
• Wogenfels GmbH / kanzlei-import.at ist das dedizierte Vehikel für dieses eine Problem. Fokussiert, ohne Ablenkung. Kein Investoren-Druck, kein Feature-Bloat, kein Pivot nach sechs Monaten.

Beobachten bei Wogenfels Consulting, bauen bei mediapool mvp, skalieren als Produkt bei kanzlei-import.at. Die drei Firmen sind kein Zufall und auch kein Status-Symbol; sie sind der Grund, warum ich ziemlich genau weiß, wo der Schuh drückt und warum ich technisch umsetzen kann, was ich sehe.

Was mir im Kundenkontakt wichtig ist

Drei Prinzipien, an denen ich in jedem Demo-Call gemessen werden will:

Erstens: Das Produkt muss mit echten Mandanten-Daten funktionieren. Nicht in einer Demo-Umgebung mit sauberen Beispieldateien, sondern mit der chaotischen Shopify-CSV, die Ihr Mandant um 22:00 Uhr per WhatsApp nachschiebt. Deshalb zeige ich im Demo immer erst das Problem, dann die Lösung. Und deshalb ist unser Proof-of-Concept kein Trial, sondern eine fertige Importdatei, die wir für Ihren schwierigsten Mandanten bauen.

Zweitens: Datenschutz ist kein Checkbox-Thema. Mandantendaten liegen bei uns auf EU-Servern. AVV nach Art. 28 DSGVO, Zusatz-Verpflichtung zur Verschwiegenheit nach § 80 WTBG, klare Löschfristen. Nicht weil es nett ist, sondern weil alles andere Ihr berufsrechtliches Risiko wäre. Ich komme aus der Beratung. Ich weiß, wo die Haftungs-Fallen liegen.

Drittens: Ich verkaufe Ihnen nichts, das Sie nicht brauchen. Wenn Sie zwei Problem-Mandanten haben, rechtfertigt das kein Enterprise-Paket. Wenn ein anderer Anbieter für Ihr spezifisches Setup besser passt, sage ich das im Demo. Steuerberater merken innerhalb von fünf Minuten, ob Sie es ernst meinen oder ob Sie Ihnen etwas andrehen wollen. Ich bevorzuge, das Vertrauen zu verdienen.

Was Sie im Demo erleben

Das Demo ist bewusst kein Sales-Pitch. 15 bis 20 Minuten, in denen ich Ihnen live zeige, wie Ihre schwierigste Mandanten-Datei in eine importfertige BMD-, RZL- oder DATEV-Datei verwandelt wird. Ohne PowerPoint, ohne Firmenhistorie, ohne Feature-Parade. Nur Ihre Daten, unser System, und Sie treffen danach Ihre Entscheidung.

Wenn Sie vor dem Call etwas zu mir oder zu einer der drei Firmen wissen möchten: schreiben Sie direkt an hallo@kanzlei-import.at. Ich antworte persönlich.

Ansonsten: Ich freue mich auf den Termin.

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Dominik Pototschnig, Gründer kanzlei-import.at (Wogenfels GmbH) Kontakt: hallo@kanzlei-import.at Weiterführend: Was passiert im Demo · Wann es sich nicht rechnet