Der KI-Wizard hilft beim Erstellen eines Konverters für Ihre Mandantendatei. Die Grundlage sind eine Beispieldatei, das gewünschte Zielsystem und die fachlichen Regeln Ihrer Kanzlei. Bevor Sie einen Konverter regelmäßig verwenden, prüfen Sie seine Ausgabe und den Import im Zielsystem.
Wie schnell die Einrichtung gelingt, hängt von Dateistruktur und Sonderfällen ab. Ein einfaches Spaltenmapping ist etwas anderes als ein Ablauf mit mehreren Dateien, Fremdwährungen oder uneindeutigen Belegen.
Schritt 1: Eine aussagekräftige Beispieldatei auswählen
Verwenden Sie einen Export aus dem tatsächlichen Vorsystem. Ein gutes Beispiel enthält auch die Fälle, die heute Nacharbeit verursachen: Storni, Gutschriften, fehlende Referenzen oder abweichende Datumswerte.
Typische Ausgangspunkte sind Bankdateien, Rechnungsliste oder Buchungsexporte. Welche Dateiformate und Größen ein Konverter akzeptiert, hängt von seinem vorgesehenen Ablauf ab. Die Eignung prüfen wir an Ihrer Datei.
Schritt 2: Regeln und Zuordnungen festlegen
Mit KI-Unterstützung entsteht die Konvertierungslogik. Dazu müssen die Inhalte der Quelldatei richtig verstanden und auf die gewünschten Zielfelder abgebildet werden.
Beispiele für solche Zuordnungen:
- Ein Zahlungsdatum wird als Datumsfeld aufbereitet.
- Eine Rechnungsnummer wird zur Belegreferenz.
- Die Kundenkennung wird anhand Ihrer Vorgabe zugeordnet.
- Beträge und Vorzeichen werden nach den vereinbarten Buchungsregeln verarbeitet.
Die fachliche Entscheidung über Konten und Steuerlogik trifft Ihre Kanzlei. Ein Vorschlag muss zu Ihrem tatsächlichen Fall passen, bevor er regelmäßig verwendet wird.
Schritt 3: BMD oder RZL als Ziel abstimmen
Für BMD stimmen wir den vorgesehenen Importweg, die Struktur und die benötigten Kanzleiregeln ab. Bei RZL wird unter anderem berücksichtigt, ob Sie RZL FIBU oder RZL FIBU Next verwenden.
Eine bereits erfolgreich importierte Referenzdatei hilft beim Abgleich. Anschließend zeigt ein Testimport in Ihrer Umgebung, ob die neue Ausgabe passt.
Die Import-Lösungen im Überblick
Schritt 4: Ausgabe kontrollieren und übernehmen
Sie laden die aufbereitete Datei herunter und kontrollieren die relevanten Werte. Stimmen Summen, Kontenzuordnung, Zeiträume und Sonderfälle? Lässt sich die Datei mit den vorgesehenen Einstellungen importieren?
Erst diese Prüfung macht aus einer möglichen Zuordnung einen abgestimmten Ablauf. Fehlende Ausgangsinformationen müssen geklärt werden; sie werden durch den Konverter nicht automatisch richtig.
Was beim nächsten Mal passiert
Bei strukturierten Dateien läuft der abgestimmte Konverter als regelbasiertes Skript. Für dieselbe Dateistruktur können Sie ihn wiederverwenden. Ändert sich der Export oder eine Kanzleiregel, kontrollieren Sie die Zuordnung und passen den Konverter bei Bedarf an.
PDF-Auslese ist gesondert zu betrachten. Dabei kann je nach Strategie auch während der Verarbeitung KI eingesetzt werden. Ob ein solcher Ablauf geeignet ist, wird anhand konkreter Dokumente und der nötigen Kontrollschritte beurteilt.
Den eigenen Fall in der Demo prüfen
Eine Beispieldatei aus Ihrer Kanzlei ist der beste Ausgangspunkt. Wir besprechen den gewünschten Importweg und zeigen, wie ein passender Konverter eingerichtet und geprüft wird.
Dominik Pototschnig, Gründer kanzlei-import.at
Weiterführend: 3 typische BMD-Import-Probleme · BMD und RZL: passende Importwege · Wie strukturierte Konverter arbeiten