kanzlei-import liest PDF-Ausgangsrechnungen aus und bereitet die Daten für BMD oder RZL auf. Ein Konverter kann dabei auch zusätzliche CSV- oder Excel-Dateien verarbeiten und die Informationen in einer gemeinsamen Importdatei zusammenführen. Die PDF-Belege lassen sich mit den Buchungen verknüpfen und beim Import mit übernehmen. Ihre Kanzlei prüft die Ausgabe und die Zuordnung vor dem Import.
Ein typischer Fall: Sie betreuen einen Mandanten, der jeden Monat rund 100 Ausgangsrechnungen schreibt. Immer dasselbe Layout, immer dieselben Felder. Aber er nutzt kein Rechnungsprogramm und es gibt keine CSV, keine Schnittstelle, keinen Export. Sie bekommen einen Stapel PDFs. Und irgendjemand in Ihrer Kanzlei tippt das ab.
Die Rechnungsdaten sind vorhanden. Für den Import müssen sie jedoch erst aus den Dokumenten ausgelesen und in die benötigte Struktur gebracht werden.
Warum heute jede Rechnung quasi abgetippt wird
Eine PDF-Rechnung ist für den Menschen lesbar, liefert aber nicht automatisch die Felder und das Dateiformat, die Ihr Buchhaltungsimport erwartet. Fehlt ein eingerichteter Auslese- und Aufbereitungsprozess, werden diese Angaben oft von Hand übertragen.
In der Praxis sieht das so aus: PDF öffnen, Rechnungsnummer ablesen, Datum, Nettobetrag, Steuersatz, Bruttobetrag. Ab in die Excel-Liste oder direkt ins Buchungsfenster. Nächste Rechnung. Bei 100 Rechnungen sind das 100 Durchläufe, jeden Monat aufs Neue.
Das frisst nicht nur Zeit. Es ist die Art von Tätigkeit, bei der sich Tippfehler einschleichen, weil sie monoton ist. Ein verrutschtes Komma, ein vertauschter Steuersatz, eine übersehene Rechnung. Solche Fehler fallen oft erst im Abschluss auf, wenn die Suche nach der Differenz erst recht Zeit kostet.
Und der Aufwand wächst linear mit. 100 Rechnungen heute, 150 nächstes Jahr, wenn der Mandant wächst. Die Handarbeit skaliert genau im falschen Verhältnis.
Wie aus den PDFs eine Importdatei wird
Der Konverter wird auf die Rechnungen Ihres Mandanten und das gewünschte Importergebnis eingerichtet. Dabei legen wir fest, welche Daten ausgelesen und wie sie den Feldern der Importdatei zugeordnet werden sollen.
Zuerst werden die PDF-Daten ausgelesen. Dazu gehören je nach vereinbartem Ablauf beispielsweise Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Netto-, Steuer- und Bruttobeträge. OCR kommt bei Bedarf zum Einsatz, etwa wenn ein Scan zunächst in lesbaren Text überführt werden muss. Das Verfahren richtet sich nach den Dokumenten; auch während der PDF-Verarbeitung kann KI eingesetzt werden.
Anschließend entsteht die Importdatei. Die ausgelesenen Angaben werden nach den eingerichteten Regeln für BMD oder RZL aufbereitet. Kontenzuordnungen, Datums- und Betragsformate sowie benötigte Steuerangaben stimmen wir auf Ihren Importfall ab. Ihre Kanzlei kontrolliert das Ergebnis, bevor es eingespielt wird.
Die Belege bleiben mit den Buchungen verbunden. Der Konverter kann die PDF-Belege den zugehörigen Buchungen zuordnen. Beim abgestimmten Importweg werden die PDFs zusammen mit den Buchungen übernommen. Sie erhalten damit nicht nur übertragene Werte, sondern auch die Verbindung zum zugehörigen Rechnungsdokument.
Für weitere Rechnungen derselben eingerichteten Struktur nutzt Ihr Team den Konverter wieder. Ändern sich die Dokumente oder die benötigten Zuordnungen, muss der Ablauf geprüft und gegebenenfalls angepasst werden.
Wenn zusätzlich eine CSV- oder Excel-Datei vorliegt
Eine strukturierte Datei und die zugehörigen PDFs lassen sich gemeinsam in einem Konverter verarbeiten. So können bereits vorhandene Angaben aus der CSV- oder Excel-Liste mit ergänzenden Informationen aus den Rechnungen zusammengeführt werden.
Ein Beispiel: Die Excel-Liste liefert Buchungsdaten, die PDFs enthalten die dazugehörigen Rechnungen und weitere benötigte Angaben. Der eingerichtete Konverter verarbeitet beide Quellen, liest die erforderlichen PDF-Daten aus und führt die Informationen in der Importdatei zusammen. Die PDFs werden den Buchungen zugeordnet und beim Import mit übernommen.
Welche Quelle für welche Angabe maßgeblich ist und woran Liste und Beleg einander zugeordnet werden, klären wir bei der Einrichtung. Rechnungsnummer, Betrag und Datum können dafür geeignete Merkmale sein. Widersprüchliche Angaben oder mehrdeutige Zuordnungen brauchen eine fachliche Entscheidung.
Den kombinierten Ablauf erklären wir im Beitrag CSV-/Excel-Liste und PDF-Belege zusammenführen.
Ehrlich gesagt: PDF ist nicht ganz risikofrei
Wie verlässlich die Auslese in Ihrem Fall ist, hängt unter anderem von der Lesbarkeit, dem Layout und der Vollständigkeit der Dokumente ab. Fehlende oder mehrdeutige Angaben lassen sich nicht allein durch die Konvertierung auflösen.
Bei einem sauberen, digital erzeugten PDF mit einheitlichem Layout läuft das in der Regel sehr stabil. Schwieriger wird es bei eingescannten Rechnungen, bei wechselnden Vorlagen oder bei schlechter Druckqualität. Deshalb prüfen wir das Ergebnis im Gratis-Test offen mit Ihnen durch, statt eine Wunderzahl zu nennen.
Fragen Sie Ihren Mandanten auch nach einer vorhandenen CSV- oder Excel-Quelle. Bereits strukturierte Angaben können den Ablauf vereinfachen und müssen nicht nochmals aus dem PDF gelesen werden. Die PDFs können trotzdem als Belege oder als Quelle ergänzender Informationen in demselben Konverter verarbeitet werden.
Was das für Ihre Kanzlei bedeutet
Ein eingerichteter Konverter übernimmt die wiederkehrende Auslese und Aufbereitung der vereinbarten Daten. Wenn zusätzlich Listen vorliegen, führt er deren Informationen mit den PDF-Daten zusammen. Die Verbindung zwischen Buchung und Beleg gehört dabei zum Ergebnis.
Die fachliche Kontrolle bleibt bei Ihrer Kanzlei. Prüfen Sie die Buchungsdaten, die Vollständigkeit der Ausgabe und die zugeordneten PDF-Belege. Ein Test mit typischen Rechnungen und schwierigen Beispielen zeigt, welcher Prüfaufwand für Ihren konkreten Ablauf bleibt.
Sehen Sie es an Ihrem eigenen Fall
Besprechen wir einen typischen Monat Ihres Mandanten: Welche PDFs liegen vor, gibt es zusätzliche CSV- oder Excel-Dateien, und wie sollen Buchungen samt Belegen in BMD oder RZL übernommen werden? Auf dieser Grundlage richten wir einen Test-Konverter ein. Sie prüfen die Importdatei und die Belegzuordnung an Ihren eigenen Beispielen.
PDF-Rechnungen allein oder zusammen mit einer CSV-/Excel-Liste? Ihren ersten individuellen Konverter richten wir kostenlos zum Test ein. Besprechen Sie Ihren Importfall mit uns: hallo@kanzlei-import.at
Dominik Pototschnig, Gründer kanzlei-import.at Kontakt: hallo@kanzlei-import.at Weiterführend: Excel-Liste und PDF-Belege zusammenführen · Wie der KI-Wizard einen Konverter erstellt